Công chứng tài liệu là gì?

Theo Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014, công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. 

Tại sao các trường đại học Đức yêu cầu công chứng?

Không chỉ với các trường đại học Đức mà ngay cả ở Việt Nam, nhà trường yêu cầu công chứng tài liệu vì một số lý do:

• Xác minh tính xác thực: Công chứng đóng vai trò là cách tiêu chuẩn hóa để xác minh và xác nhận tính xác thực của các tài liệu do sinh viên du học Đức nộp. Khi các tài liệu được công chứng, các trường đại học có thể tin tưởng thông tin được cung cấp là chính xác và đã được chứng thực chính thức.
• Phòng chống gian lận: Công chứng giúp ngăn chặn và lọc ra các trường hợp gian lận. Điều này sẽ giúp các cán bộ trong nhà trường đảm bảo quy trình đăng ký du học Đức của sinh viên là đảm bảo yêu cầu khi các tài liệu cung cấp đã được xác thực và được chứng nhận hợp pháp.
• Tuân thủ các yêu cầu pháp lý: Một số trường đại học ở Đức có thể có các chính sách nội bộ hoặc yêu cầu pháp lý bắt buộc phải công chứng một số tài liệu nhất định đối với sinh viên quốc tế.
• Tính nhất quán và tiêu chuẩn hóa: Công chứng là cách chứng nhận tài liệu được tiêu chuẩn hóa. Tính nhất quán này rất quan trọng để các trường đại học xem xét và đánh giá các đơn đăng ký du học Đức từ các quốc gia khác nhau trên thế giới.

Điểm khác nhau giữa công chứng và chứng thực

Mặc dù công chứng và chứng thực có nhiều điểm tương đồng nhưng hai hình thức xác minh giấy tờ này là những quy trình riêng biệt với những ý nghĩa pháp lý khác nhau. Ở đây, chúng tôi đi sâu hơn vào các định nghĩa, thủ tục và sự khác biệt chính giữa công chứng và chứng thực.

Về công chứng

Công chứng tài liệu học tập, tài liệu du học Đức sẽ liên quan đến việc các bản sao có thông tin học tập của sinh viên, chẳng hạn như bằng cấp, giấy chứng nhận và bảng điểm, được chứng nhận chính thức bởi công chứng viên.

Các yếu tố chính của công chứng:

• Xác thực: Công chứng viên xác thực tài liệu và xác nhận tính hợp pháp của nó.
• Xác minh danh tính: Công chứng viên xác minh danh tính của những người ký tên liên quan, đảm bảo họ đúng là người sở hữu hợp pháp của các tài liệu liên quan.
• Những người ký tự nguyện: Công chứng viên đảm bảo rằng tất cả những người ký tên đều tự nguyện tham gia và không bị ép buộc.
• Con dấu xác thực: Sau khi xác minh, công chứng viên đóng dấu xác nhận lên tài liệu.

Về chứng thực

Chứng thực, không giống như công chứng, không nhất thiết phải có một viên chức hợp pháp hoặc được ủy nhiệm chính thức. Thay vào đó, chứng thực là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính hoặc chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.

Các yếu tố chính của chứng thực:

• Người làm chứng cho việc ký kết: Người chứng thực đóng vai trò là nhân chứng cho việc ký kết văn bản.
• Xác minh tính xác thực: Người chứng thực xác nhận rằng tài liệu đã được thực thi đúng và được xác thực.
• Không có con dấu chính thức: Thông thường, chứng thực không yêu cầu con dấu chính thức.

Sinh viên sẽ cần phải nắm bắt được sự khác nhau giữa công chứng và chứng thực để cung cấp tài liệu đúng cho nhà trường trong quá trình xét duyệt hồ sơ du học Đức. Tài liệu cần công chứng hay chứng thực sẽ còn tùy thuộc vào yêu cầu của từng trường, tuy nhiên, hầu hết các trường đại học sẽ yêu cầu tài liệu công chứng.

Hướng dẫn cơ bản giúp sinh viên công chứng tài liệu

• Photo bản sao các tài liệu học tập: Sao chép các tài liệu học tập gốc, bao gồm các bằng cấp, chứng chỉ và bảng điểm. Đảm bảo rằng các bản sao rõ ràng và dễ đọc.
• Tìm văn phòng công chứng: Các văn phòng công chứng có thể ở bất kì đâu. Tùy thuộc vào công chứng viên mà bạn có thể cần phải lên lịch hẹn với họ. Nếu không cần hẹn trước, hãy trực tiếp đến văn phòng công chứng vào giờ hành chính.
• Cung cấp các tài liệu học tập: Cung cấp cho công chứng viên các tài liệu học tập gốc và bản sao. Công chứng viên sẽ đối chiếu bản sao với bản gốc để đảm bảo tính chính xác.
• Làm chứng và công chứng: Công chứng viên sẽ chứng kiến ​​chữ ký của bạn và công chứng các tài liệu bằng cách đóng dấu và chữ ký chính thức của họ. Bước này xác nhận rằng họ đã xác minh danh tính của bạn và chứng kiến ​​việc ký kết.
• Nhận bản sao công chứng: Sau khi công chứng, bạn sẽ nhận được bản sao công chứng các tài liệu học tập của mình. Những bản sao này hiện có con dấu và chữ ký của công chứng viên, cho thấy tính xác thực của chúng.

Thủ tục xin cấp thị thực đi du học Đức

Sau khi bạn được nhận vào một trường đại học ở Đức, bước tiếp theo là xin thị thực (Visa). Trong quá trình này, tài liệu của sinh viên có thể nhận được yêu cầu phải được công chứng bởi các quan chức trong lãnh sự quán.

Theo thông tin từ Các cơ quan đại diện CHLB Đức tại Việt Nam, hồ sơ xin cấp thị thực cho mục đích xin nhập học đại học cần có các giấy tờ sau:

• Tờ khai xin cấp thị thực quốc gia (thị thực dài hạn), được khai đầy đủ và có chữ ký của người nộp đơn. 
• Hai ảnh hộ chiếu sinh trắc học, cỡ 45mm x 35mm
• Hộ chiếu có giá trị (hoặc giấy tờ thay thế hộ chiếu được công nhận)
• Giấy tờ riêng biệt đối với các trường hợp nhập học đại học trực tiếp, học dự bị đại học hoặc xin nhập học đại học tại Đức
• Chứng chỉ hoặc chứng nhận APS (không phải nộp nếu có thư mời nhập học không kèm theo điều kiện của một trường đại học tại Đức)
• Chứng chỉ TestAS (không cần nộp nếu có chứng chỉ APS và/hoặc thư mời nhập học không kèm theo điều kiện của một trường đại học tại Đức
• Lý lịch (bao gồm quá trình đào tạo hoặc nghề nghiệp từ trước đến nay)
• Một bản trình bày lý do du học
• Chứng minh khả năng tài chính

Có một lưu ý cho sinh viên, kể từ ngày 01/10/2022 phải chứng minh có ít nhất 1027 Euro mỗi tháng để chi trả chi phí sinh hoạt trong thời gian lưu trú. Người xin nhập học đại học phải chứng minh khả năng tài chính cho thời gian xin nhập học (tối thiểu 3 tháng).

Để có thể du học Đức thì bạn phải đạt được trình độ tiếng Anh hoặc tiếng Đức theo yêu cầu của trường đại học. Kể cả khi bạn theo chương trình học bằng tiếng Anh, bạn vẫn nên học tiếng Đức cơ bản vì nó sẽ giúp ích rất nhiều trong giao tiếp, đặc biệt nếu bạn cần liên hệ với cơ quan tại Đức về vấn đề công chứng tài liệu.

Một số lưu ý khác khi công chứng tài liệu 

1. Đảm bảo tính xác thực

Để được các trường đại học Đức công nhận, các tài liệu được công chứng phải có con dấu và chữ ký chính thức, đồng thời đáp ứng các yêu cầu cụ thể đối với các tài liệu nhiều trang và các tài liệu có thông tin ở cả hai mặt. Điều quan trọng là việc công chứng phải đến từ các cơ quan có thẩm quyền như trường học, cơ sở giáo dục đại học, các bộ liên quan hoặc cơ quan ngoại giao Đức. 

2. Công chứng tài liệu không phải tiếng Đức

Các tài liệu không phải của Đức phải được đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Việt Nam công chứng nếu bạn đang cư trú ở Đức.

3. Dịch tài liệu không phải tiếng Anh hoặc tiếng Đức

Các tài liệu không được ban hành bằng tiếng Đức hoặc tiếng Anh phải được dịch bởi một dịch giả tuyên thệ và được công chứng bằng con dấu chính thức. Bạn sẽ cần phải nộp bản sao có công chứng của cả bản gốc và bản dịch.

Nếu có bất kỳ khó khăn nào trong việc công chứng tài liệu hay xin thị thực đi du học Đức thì bạn nên tìm đến các trung tâm tư vấn du học Đức uy tín để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời, chính xác nhất.

Tham khảo từ: msingermany.co.in và vietnam.diplo.de